Ovaj osvrt može vam biti od pomoći ako ste suočeni s odlaskom zaposlenika, nedostatkom njihove motiviranosti i produktivnosti ili niste još pronašli način kako odabrati i zadržati kvalitetnu osobu. U nastavku pročitajte kako dati povratnu informaciju koja će povećati motivaciju vaših zaposlenika.
U nepovoljnijem, odnosno povoljnijem položaju možete biti ovisno o tome u kojem dijelu Hrvatske poslujete, koja je vaša djelatnost te ovisno o tome koji profil djelatnika tražite. Otežavajuća okolnost svakako je ako ste već zaposlili osobu ili više njih koje profilno ne odgovaraju poslu ili pak imaju osobnih neriješenih poteškoća. No, i takva situacija vam ne treba biti izgovor da ne pokušate postići višu angažiranost kod većeg dijela zaposlenih, a kako biste statistiku okrenuli u svoju korist.
Dosta je napisano o tome koliko je važno razgovarati sa zaposlenicima da bi zaposlenik dao “ono više” na radnom mjestu. No, u realnosti se zapravo minimalno vremena i pažnje posvećuje kvalitetnom razgovoru sa zaposlenikom. Ne percipira se dovoljno važnost odnosa prema zaposleniku, što podrazumijeva kontinuirano davanje kvalitetne povratne informacije zaposleniku.
Jako je važno zapitati se i sagledati znamo li dati povratnu informaciju koja će polučiti rezultatom? Svjetska istraživanja rekla bi – NE. Naime, 74% zaposlenih koji su primili povratnu informaciju tvrde da im ona nije pomogla u boljem obavljanju posla. Svega 14% tvrdi da su temeljem povratne informacije motivirani unaprijediti svoje performanse, dok 71% njih percipira da je povratna informacija od menadžera NEpravedna.
Izdvojili bismo tri ključna razloga zbog čega davanje povratne informacije često nije dalo očekivane rezultate:
- Neredoviti feedback
- Nejasan feedback
- (Ne)sklonost menadžera prema zaposleniku
Kako dati kvalitetnu povratnu informaciju?
1. Planirajte vrijeme za razgovor sa zaposlenicima i slavite male pobjede
Kada biste češće razgovarali sa zaposlenicima, mogli biste izdvojiti konkretne situacije u kojima je osoba odradila odličan posao ili biste pak zaposleniku mogli dati konkretne preporuke kako riješiti pojedini izazov u kojem zaposlenik nije postupio na odgovarajući način. Na taj način biste povećali mogućnost da zaposlenik povratnu informaciju doživi motivirajućom i konstruktivnom, a vi biste istovremeno bili na izvoru informacija i mogli pravovremeno prepoznati i spriječiti moguće buduće konfliktne situacije.
Osvijestite činjenicu da smo često previše fokusirani na pogreške i kritiku, a dobro odrađeni posao malo kad prepoznamo i pohvalimo. Navedeno je iz perspektive zaposlenika vrlo demotivirajuće. Izbjegavajte “štediti” vrijeme na način da preskočite dati povratnu informaciju zaposleniku jer nemate vremena. Minute koje ćete potrošiti tako što ćete se žaliti nekom trećem o loše odrađenom poslu, investirajte u konstruktivnu direktnu povratnu informaciju jer će vam se višestruko isplatiti.
2. Prikupite informacije i analizirajte pojedine situacije
Najgore što možete je okriviti zaposlenika za pogrešku koju nije napravio, stoga prije razgovora provjerite kako je tekao proces te koje su sve strane uključene. U razgovoru sa zaposlenikom pokušajte saznati što se točno dogodilo i kako on vidi spornu situaciju.
Prije razgovora kvalitetno se pripremite – primijenite iste principe kojima se služite u pripremi za prodajni sastanak. Na prodajni sastanak zasigurno nećete otići bez da se informirate tko je osoba s druge strane, na kojim je projektima radila, koja je postignuća ostvarila. Poštivanje zaposlenika višestruko je veći motivator od povišice.
3. Prilagodite stil komunikacije pojedincu
Ako se radi o osobi koja je samokritična, ona će puno intenzivnije promišljati o propustu, dok će samouvjerena osoba često i nakon loše povratne informacije i dalje vjerovati da je netko drugi učinio propust. Samokritičnu osobu dovoljno je osvijestiti o predmetnoj situaciji, dok za samouvjerenu osobu pripremite konkretne primjere kako je njezin postupak nepovoljno utjecao na ostale u procesu.
Može vam pomoći i da naučite da zaposlenike, ali i sebe osobno, promatrate kroz različite tipove ponašanja definiranih DISC metodom*. Kod te metode različiti tipovi ponašanja su deinifrani bojama – crveni, žuti, zeleni ili plavi tip. Poseban izazov će vam biti ako ste vi plavi tip, a dajete povratnu informaciju žutom tipu ili obrnuto, te ako ste crveni, a povratnu informaciju dajete zelenom i obrnuto. Crvenom (samouvjerenom tipu) dajte konkretne primjere, držite se činjenica i zamolite da ponovi dogovoreno. Za žutog trebate dobar plan kako biste postigli da vas čuje, fokusirajte povratnu informaciju na ponašanje, kako se ne bi uvrijedio te zamolite da ponovi dogovoreno. Zeleni će vas pozorno slušati, a za plavog trebate temeljitu pripremu. Unatoč (ne)sklonosti određenom tipu ponašanja prisjetite se kako je idealan tim složen od svih boja!
O čemu razmisliti?
Kako vi razgovarate sa zaposlenicima? Je li to samo “bukirano” vrijeme u kalendaru koje “odradite” ili se detaljno pripremate za razgovor s pojedinom osobom?
Izvor: Statistički podaci preuzeti su iz istraživanja Gallup: State of the Global Workplace (Gallup Press, 2017.). Više o tipovima ponašanja prema DISC metodi i kako s njima razgovarati možete pronaći u Thomas Erikson: Okruženi idiotima (Poetika, 2018).
*DISC Metoda – metoda utvrđivanja i prepoznavanja osobina ličnosti. Prema DISC metodi postoje 4 tipa ljudi prema bojama: crvena, žuta, plava i zelena.
